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La méthode GTD ou « Getting things done » est un cadre pour organiser et contrôler vos tâches et projets. Toutefois, son objectif est un peu plus ambitieux que de faire avancer les choses et de rester zen. Son objectif est de vous amener à vous reposer à 100% sur un système de collecte de tâches, d’idées et de projets.
Cela ressemble à tous les systèmes de listes de tâches habituelles, mais c’est un peu plus intéressant et complexe que cela.
L’une des hypothèses de base pour apprendre à utiliser la méthode GTD est que vous êtes paresseux. Ou plutôt, que votre subconscient est plutôt paresseux lorsqu’il s’agit de penser aux choses que vous devez faire. Par exemple, vous savez que vous devez faire réparer votre ordinateur. Mais au lieu de vous le rappeler lorsque vous passez devant le magasin d’informatique, vous avez tendance à remettre les choses au lendemain.
Quel est l’intérêt de la méthode GTD ?
Ce que la méthode GTD vous apporte lorsqu’elle est comprise et mise en pratique correctement est un système infaillible pour garder une trace de ce que vous devez faire, devriez faire ou envisager de faire. Lorsque votre méthode sera en place, votre subconscient cessera de garder la trace de toutes les choses que vous devez faire et de vous le rappeler constamment. Cela réduit le stress et libère un temps de cerveau précieux pour réfléchir de manière plus productive.
De plus, cela fonctionne simplement en faisant des listes.
Création d’une liste
La liste est l’endroit où vous enregistrez les idées et les tâches qui vous viennent à l’esprit. Il se peut que votre patron vous demande de lui apporter un dossier ou que vous voyer une publicité sur une ile que vous voulez voir. La barrière qui vous empêche d’ajouter quelque chose à la liste doit être aussi faible que possible. L’important est que vous puissiez noter les choses au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit. Nous voulons décharger le cerveau de son travail, vous vous souvenez ?
Lorsque vous commencez à utiliser la méthode GTD, vous devriez passer une heure à noter toutes les choses que vous voulez ou devez faire. Ces boucles dites ouvertes comprennent toutes les choses qui ne sont pas comme elles devraient être. Devez-vous remplacer votre four à micro-onde ? Devez-vous rénover votre salle de bain ? Toutes ces choses doivent figurer sur votre liste de choses à faire.
Organisation de la méthode GTD
Si vous venez de commencer à utiliser la méthode GTD et que vous avez accumulé des tonnes d’éléments sur votre liste de tâches, le traitement peut prendre un certain temps.
Les éléments de votre liste doivent être traités un par un, dans l’ordre où ils apparaissent dans votre liste. Lorsque vous traitez un élément de la liste, la première question à se poser est de savoir si cette chose est faisable. Si la réponse est négative, vous devez envisager autrement cette action ou l’éliminer.
Maintenant, si l’élément que vous traitez est envisageable, il faut faire quelque chose à son sujet. Vous devez vous demander quelle sera l’action suivante pour la mettre en place. L’action suivante doit être une action physique, visible.
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Déterminer les actions
Maintenant, l’action suivante doit être la prochaine action physique et visible qui rapprochera le projet de son objectif. C’est l’une des phases les plus importantes de la méthode GTD. De plus, vous devez passer quelques secondes supplémentaires à réfléchir à ce qui doit être fait physiquement. Assurez-vous que vos listes de prochaines actions ne contiennent que les choses que vous pouvez choisir de faire à un moment donné. La présélection a déjà été effectué bien que les actions elles-mêmes puissent très bien être des tâches de planification, et cela diminue considérablement le frein à l’accomplissement des choses.
Lorsque vous avez déterminé l’action suivante, vous devez vous demander s’il vous faut moins de deux minutes pour la réaliser. Si oui, faites-la. La raison en est simple, si l’action prend deux minutes ou moins, il ne vous coutera quasiment rien pour la faire. Si elle prend plus de deux minutes, vous devez la déléguer, le cas échéant, et noter ce qui a été délégué, et quand, sur une liste d’attente, ou l’ajouter à votre propre liste de prochaines actions à faire dès que vous aurez le temps et l’énergie.
À moins que vous ne soyez un pro de la sous-traitance ne soit la délégation, la plupart des choses finiront probablement sur les actions suivantes. Si la boucle ouverte doit nécessiter plus d’une action pour être fermée, l’objectif global doit également être noté dans une liste de projets qui sera vu ultérieurement. Vous pouvez aussi utiliser la méthode Kaizen pour vous aider à vous amélioré.
Le suivi de l’avancement
Qu’est-ce que la liste des prochaines actions ? C’est tout simplement tout ce que vous avez du reporter. Il s’agit simplement des choses sur lesquelles vous choisirez de travailler lorsque vous aurez un peu plus de temps.
Lorsque vous déléguez du travail à d’autres personnes, envoyez un courriel pour lequel vous attendez ou avez besoin d’une réponse. Si vous avez une phase d’attente pour une tache, parce que vous attendez que quelqu’un d’autre fasse quelque chose, vous devez le noter sur votre liste d’attente. Ces éléments doivent toujours être marqués de la date du jour, afin que vous puissiez avoir un suivi et effectuer une relance dès que possible et au moment où vous l’aurez défini.
Les projets
La définition d’un projet pour la méthode GTD est très large. Elle définit comme un projet tout objectif dont la réalisation nécessite plus d’une action. Ces projets doivent être inscrits sur votre liste de projets. Cette liste est simplement une liste de titres de projets et, si vous le souhaitez, de descriptions de projets et de résultats attendus. En passant en revue la liste de projets, vous vous assurerez qu’il y a toujours au moins une action sur votre liste d’actions suivantes pour chaque projet. Garantissant ainsi que vos projets avancent et ne sont pas oubliés.
Le contexte d’application de la méthode GTD
Les contextes sont des étiquettes que vous apposez sur les éléments de vos listes d’actions suivantes. Par ailleurs, elles indiquent où l’action peut être réalisée ou quel équipement est nécessaire pour la réaliser. Une action peut être étiquetée avec un contexte de plusieurs façons. La plus simple est probablement d’avoir différentes listes d’actions suivantes, une pour chaque contexte. Si vous utilisez un nouveau gestionnaire de liste électronique, vous pouvez souvent avoir une liste intelligente pour chaque étiquette.
La planification
Si vous avez des réunions régulières avec d’autres personnes, il peut être utile d’avoir des contextes d’agenda. Dans ce cas, il serait intéressant d’en avoir un pour chaque personne. De cette façon, vous écrirez les choses dont vous voulez parler lors de la prochaine réunion au fur et à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit. Ces contextes changeront, bien sûr, au fur et à mesure de l’évolution des choses.
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Les actions à reporter
Vous ne voulez pas oublier une bonne idée, mais comme c’est un projet que vous voulez faire quand vous aurez plus de temps. Vous ne voulez pas non plus que cette idée encombre vos listes d’actions suivantes ou votre liste de projets. Rappelez-vous que les actions suivantes ne contiennent que les choses qui doivent être faites le plus rapidement possible. Toutefois, votre liste de projets sera revue régulièrement pour s’assurer que tous les projets ont au moins une action suivante.
C’est ici qu’intervient la liste des choses à faire un jour peut-être. Cette liste contient simplement des idées et des projets que vous pourriez réaliser à un moment donné dans le futur. C’est là qu’il faut placer ce qui n’est pas essentiel pour le moment et qui peut – être remis à plus tard sans conséquences. En supposant, bien sûr, que vous ne voulez pas faire l’une ou l’autre de ces choses maintenant. Cette liste doit être revue chaque semaine afin de rester à jour dans la méthode GTD.
Le calendrier
Le calendrier est destiné aux choses que vous devez faire à une certaine date ou à une certaine heure, et rien d’autre. Surtout, il est important de ne pas y mettre des actions à faire plus tard si vous pensez que vous voulez l’avoir fait dans deux heures.
Passer à l’action en mettant en place la méthode GTD
Pour que votre méthode GTD fonctionne vraiment, il existe quelques pratiques importantes qu’il est recommandé de suivre. Lorsque vous commencez à être à l’aise avec l’utilisation de la méthode GTD, vous pouvez être un peu plus indulgent si vous pensez que ce serait mieux. Pensez à vous fixer des objectifs SMART afin de vous aider si cela est nécessaire.
Il est important de savoir ce que vous voulez. Si vous vous demandez souvent à quel contexte appartient une action suivante, vous devriez peut-être repenser vos contextes.
Vos outils doivent être efficaces. Si vous avez un outil lent et compliqué pour gérer vos listes, vous résisterez inconsciemment à la collecte de petites tâches.
Comment maitriser la méthode GTD
Maintenant que nous avons répondu à cette question « Quels sont les principes de la méthode GTD ?« , vous avez peut-être envie de savoir par quel moyen vous pourrez maitriser cette méthode. En effet, cela peut vous paraitre un peu complexe de :
- répertorier toutes les tâches
- de les traiter
- de vous organiser
- de mettre en place des actions adaptées
Sachez que vous pouvez être conseillé par un expert en chair et en os. Cela vous permettra d’appliquer les bonnes stratégies et de ne pas commettre des erreurs grossières. En effet, vous avez sans doute constaté que cette méthode a le vent en poupe.
De ce fait, vous allez pouvoir trouver très facilement des pseudo-experts sur YouTube. Par contre, vous risquez vite d’être confrontés à des problèmes sans aucun interlocuteur pour y répondre. Méfiez-vous également des sites qui vous proposent d’apprendre cette méthode via un ou plusieurs PDF. Là encore, comme pour les vidéos, il vous sera difficile, voire impossible d’obtenir des réponses à vos questions. Les sites sont hélas très souvent des coquilles vides, uniquement mis en ligne pour vendre le PDF et rien de plus.
Voilà pourquoi, nous vous conseillons de bien étudier la trame pédagogique de la méthode et aussi de vérifier la disponibilité du formateur. Pour éviter tout souci, n’hésitez pas à cliquer sur le lien de cette rubrique pour découvrir le coach Jean-François Perchot.
Faut-il utiliser des outils pour mettre en place la méthode GTD ?
Oui, si vous en ressentez le besoin.
Comment faire pour que la méthode GTD soit efficace ?
Pour mettre toutes les chances de votre côté, il faudra faire preuve de régularité et de sérieux.
Faut-il suivre régulièrement la méthode GTD ?
Oui, le suivi est essentiel pour la réussite du projet.
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