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À quoi ressemble l’amélioration des processus dans votre organisation ? Il est fort probable que vous ne disposiez pas d’une solution unique pour tous les rouages des processus métier. Même après avoir mis en œuvre des projets mensuels et dépensé des budgets importants, aucun système n’est parfait et la méthode Kaizen peut parfois être très utile. Et si une initiative peut améliorer temporairement la façon dont le travail est effectué, vous devrez probablement la modifier à nouveau dans le but de l’amélioré.

La croissance et l’amélioration des processus d’entreprise ne doivent pas être trop compliquées ou isolées. L’utilisation de la méthode Kaizen d’amélioration continue encourage les organisations à jouer le long jeu : lentement et régulièrement.

Qu’est-ce que la méthode Kaizen ?

Kaizen est un mot japonais qui se traduit par « amélioration continue« . C’est une philosophie qui consiste à « s’améliorer chaque jour, avec tout le monde et partout ». Elle se concentre sur les petites améliorations fréquentes des processus de travail existants, qui sont générées par tous les employés à tous les niveaux de l’organisation. Et pas seulement par les cadres et les dirigeants. Lorsqu’elle est appliquée, elle peut améliorer toutes les fonctions de l’entreprise, du marketing aux finances en passant par le management.

La philosophie Kaizen remet en question l’affirmation « c’est comme ça que nous faisons les choses« . Par le biais de micro-modifications, elle cherche à éliminer les silos, les egos et le gaspillage. De plus, elle recherche plutôt des processus efficaces et standardisés, notamment dans ces domaines.

Vous avez peut-être entendu le terme « Kaizen » en référence aux usines Toyota. Une histoire célèbre étudiée en école de commerce. Ou bien vous l’avez peut-être entendu confondu avec d’autres méthodologies d’amélioration continue, telles que Six Sigma, Lean, Total Quality Management, 5S, etc. La méthode Kaizen est davantage un état d’esprit qu’un ensemble d’outils. Par ailleurs, elle peut donc être appliquée parallèlement à d’autres méthodologies BPI telles que Six Sigma et 5S.

 

Methode Kaizen

 

Pourquoi appliquer la méthode Kaizen ?

Au fil du temps, de petites améliorations progressives peuvent conduire à des résultats significatifs.

La méthode Kaizen crée également un environnement où les employés sont profondément engagés. Lorsqu’il est mis en œuvre avec succès et clarté, le concept répond à trois besoins essentiels des employés :

  • Connexion : se sentir connecté à un objectif organisationnel plus large, à son travail et à ses collègues.
  • Création : la capacité de réfléchir et de résoudre des problèmes existants par des solutions créatives, mais pratiques.
  • Contrôle : un sentiment d’appropriation et de conscience tout au long du processus.

L’utilisation de la méthode Kaizen est un moyen simple d’impliquer les employés et de développer une culture d’amélioration continue. Cela semble évident, mais l’engagement des employés a un impact direct sur les processus et le succès de l’entreprise. Lorsque tous les employés sont organisés et ont la possibilité de participer à l’ensemble du projet par de petits effets dans leur environnement local, ils restent plus longtemps et travaillent plus intelligemment.

Dès lors, il est facile d’impliquer vos employés en partageant simplement des diagrammes de processus. Mais aussi en collaborant en temps réel avec la fonction de chat ou même en commentant directement certaines parties du document.

Comment mettre la méthode Kaizen en pratique

La méthode Kaizen peut être appliqué à l’échelle de l’entreprise, en équipe ou même individuellement en gagnant du temps et en priorisant. Dans certains cas, cela peut nécessiter une orientation claire de la part de la direction et un changement de culture d’entreprise.

Utilisez l’idée d’amélioration continue de Kaizen pour créer des diagrammes. Il est aussi possible de créer des affichages afin de visualiser vos processus actuels et de trouver plus facilement où le gaspillage peut se cacher dans votre entreprise. Quelque chose d’aussi simple que de prendre la mesure de documenter visuellement les processus d’affaires avec un diagramme Kaizen peut être une amélioration qui conduit à une plus grande prise de conscience et à des changements utiles.

Par exemple, vous pouvez utiliser une carte du flux de valeur pour trouver les pertes et le temps sans valeur ajoutée dans la production ou même dans un environnement.

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Les grandes lignes de la méthode Kaizen

Remettre en question les pratiques actuelles

Si vous souhaitez développer et améliorer votre entreprise, vous devez examiner ce que vous faites actuellement. Il peut parfois être difficile de remettre en question les processus actuels. Mais il est nécessaire de faire preuve d’esprit critique à l’égard de ses propres processus pour apporter des changements efficaces et durables.

Réfléchir efficacement en donnant une chance aux petits

La plupart des membres d’une organisation ne sont pas des membres du conseil d’administration ou des décideurs influents. Donnez à chacun, même aux individus et aux petites équipes, les moyens d’apporter des changements à leurs propres processus. Si les grandes idées sont formidables, même les petites peuvent avoir un impact important à long terme. Comme le regroupement des réunions, une solution qui libère du temps pour un travail plus important.

Encouragez la participation dans un environnement sans culpabilité

Créez un environnement dans lequel les employés n’ont pas peur de s’exprimer lorsqu’ils reconnaissent une faiblesse ou pensent qu’il y a une meilleure façon de faire quelque chose. Mais en même temps, si une idée ne fonctionne pas comme ils l’avaient imaginée, la méthode Kaizen leur suggérera d’itérer et d’améliorer, plutôt que de les blâmer. Après tout, l’innovation n’est qu’un beau mot pour désigner les essais et les erreurs.

Ne cherchez pas à atteindre la perfection

La méthodologie Kaizen n’existe pas pour rendre soudainement meilleurs les systèmes ou les processus. Mais simplement pour les améliorer. On pourrait même dire que la méthode suggère que la perfection est inaccessible. De plus, peu importe la façon dont les choses se passent, il y a toujours moyen d’améliorer les caractéristiques du produit et aussi la façon dont les projets sont gérés.

Reconnaître le succès

Célébrez vos améliorations, qu’elles soient petites ou grandes, même si ce n’est que par une discussion. Si vous avez des employés qui veulent vraiment contribuer à améliorer l’entreprise, le produit ou l’expérience du client, ce sont des employés engagés, et vous voulez les garder.

Utilisation des 5S et d’autres stratégies

L’amélioration du processus Kaizen est un état d’esprit qui consiste à rechercher en permanence des moyens d’amélioration. Mais lorsque le moment est venu de mettre en œuvre des améliorations, il peut être utile d’utiliser d’autres méthodologies d’amélioration des processus. Par ailleurs, ces derniers peuvent servir de cadre à la prise de décision basée sur les données.

Choisissez le modèle qui correspond aux besoins de votre projet

Lorsque vous connaissez vos processus, il est plus facile de déterminer où il est possible d’améliorer, d’éliminer ou de collaborer. De plus, de nombreux modèles peuvent vous aider à démarrer. Que vous ayez besoin d’une visualisation des processus commerciaux et des ventes ou de diagrammes de réseau.

 

Methode Kaizen

 

Mettre en place des améliorations structurées

Lorsque vous mettez en œuvre vos idées, utilisez la méthode Kaizen a des fins d’améliorations légères et structurées. Toutefois, les propriétaires et les équipes de processus déterminent rapidement l’intensité, l’immédiateté et l’importance de chaque projet d’amélioration. Les événements garantissent essentiellement que les améliorations sont SMART c’est-à-dire Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel.

Certains domaines peuvent avoir un impact fort quant à la méthode Kaizen :

  • Gestion : formation, attitudes, flux et documentation.
  • Sécurité : conditions de travail
  • Qualité : produits, meilleures pratiques et processus d’entreprise.
  • Coût : matériaux, énergie et ressources.
  • Livraison : délais et activités sans valeur ajoutée.

Les solutions potentielles doivent être mises en œuvre de manière stratégique et contrôlées par le biais d’un processus contrôlé.

De plus, c’est un cycle continu et un cadre qui peut aider à améliorer tout processus ou produit en le décomposant en petites étapes.

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Quand utiliser la méthode ?

Vous pouvez utiliser la méthode Kaizen pour visualiser et réaliser les actions suivantes :

  • Planifier et identifier le problème ou l’opportunité d’amélioration et développer une hypothèse.
  • Réaliser et tester la solution à petite échelle.
  • Tester, étudier, mesurer et évaluer l’efficacité des résultats du PDCA.
  • Agir en cas de succès, mettre en œuvre la solution.

Parfois, Vous devrez peut-être l’affiner, le tester à nouveau ou commencer un nouveau cycle.
Du début à la fin, il sera nécessaire de fournir aux chefs de projet une carte visuelle pour contrôler les objectifs et les attentes tout en guidant les équipes à travers chaque étape de la méthode.

Un processus visuel et un outil de diagramme intuitif qui maintient les équipes sur la bonne voie, clarifie les rôles et garantit que les équipes sont engagées et dans la boucle.

La méthode Kaizen est un outil unique et intemporel. Vous pouvez relier et créer toute votre documentation en un seul endroit.

La méthode Kaizen permet-elle une remise en question ?

Oui, car son principe est basé sur une méthode d’amélioration continue.

Peut-on corriger des erreurs rapidement avec la méthode Kaizen ?

Oui, car tout est suivi et cela permet une très bonne réactivité.

Quand on parle de méthode Kaizen, que signifie PDCA ?

PDCA est l’abréviation des termes Plan, Do, Check, Act, qui signifie planifier, faire, vérifier, agir.

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