Travailler virtuellement à domicile devient très normal depuis l’apparition de la pandémie de Covid-19 dans nos vies. La situation a automatiquement accru le besoin d’outils de collaboration pour améliorer la socialisation générale et le travail collaboratif.
Nous savons tous qu’il existe une panoplie de logiciels prêts à être installés, néanmoins, il reste toujours difficile d’en trouver un qui complète le flux de travail de votre équipe comme vous le souhaitez vraiment. Du coup, dans certains cas, en construire depuis le début reste une meilleure option.
Si vous êtes prêts à créer un espace de travail collaboratif en ligne et surtout personnalisable pour votre équipe, cet article est fait pour vous ! Nous allons découvrir ensemble les 7 meilleures méthodes pour créer votre propre plateforme de travail virtuelle qui vous aidera à atteindre tous vos objectifs souhaités.
Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, vous devez absolument avoir une idée sur les avantages d’un espace de travail collaboratif en ligne.
Les avantages d’un espace de travail collaboratif en ligne
- L’efficacité
L’accès aux informations et aux mises à jour devient très facile et rapide. Les membres de l’équipe peuvent trouver toutes les données dont ils ont besoin en un clic sans avoir recours à quelqu’un avec une présence physique.
Qui dit travail en ligne, derrière des outils informatiques comme des ordinateurs ou tablettes, dit respect de la nature. Pourquoi ? Parce que vous n’aurez pas besoin de papier, toutes les tâches sont effectuées numériquement.
- La sociabilité
L’espace de travail en ligne vous permet d’avoir des conversations moins formelles, ce qui peut encourager le travail d’équipe et les interactions personnelles.
7 méthodes pour créer un espace de travail collaboratif en ligne
- Des objectifs clairs
Pour un bon fonctionnement d’un espace de travail en ligne, vous devez absolument fixer des objectifs spécifiques pour une coordination correcte. Ces derniers peuvent aider les membres à être motivés et à concentrer leur attention sur l’accomplissement des tâches.
Ajoutons à cela qu’à la fin d’un projet, les objectifs servent de liste de contrôle pour évaluer la performance globale et individuelle du groupe.
Et afin de fixer des objectifs, vous devez d’une part, décrire le résultat souhaité du projet en question et répondre aux raisons pour lesquelles votre entreprise souhaite le lancer. D’autre part, n’oubliez pas de définir vos ressources en termes de personnel, matériel, infrastructure, budget et bien d’autres. Enfin, fixez les dates de début et de fin du projet et son lieu de réalisation.
- Création d’un site web
Pour travailler en toute efficacité, la création d’un site internet reste nécessaire au bon fonctionnement de votre projet collaboratif. Il existe plusieurs plateformes qui vous permettront de créer votre site web, en revanche, vous aurez besoin d’un hébergement riche en fonctionnalités, rapide et fiable pour vous aider à réussir en ligne avec votre site internet.
Au niveau de cet hébergeur par exemple, vous bénéficierez de solutions d’hébergement de sites web innovantes et une assistance professionnelle 7j/7 pour une utilisation sans problèmes d’autant plus que le black Friday arrive à grands pas, il serait judicieux d’attendre et d’héberger votre site au niveau de cette période-là https://www.hostinger.fr/offres-hebergement-web-black-friday.
- Personnalisation du site web
Une fois que vous avez choisi la plateforme de création de votre site web, votre hébergeur et ce que vous devez y inclure, il ne vous reste plus qu’à personnaliser ses paramètres et son apparence.
Premièrement, commencez par les paramètres généraux pour modifier le titre, le slogan et le fuseau horaire du site.
Deuxièmement, passez aux paramètres de lecture pour configurer les affichages de la page d’accueil et les publications. Et si jamais vous souhaitez que le site reste accessible uniquement aux membres de votre équipe, désactivez la visibilité du moteur de recherche.
Troisièmement, personnalisez votre thème. La plateforme que vous aurez choisie va vous proposer des milliers de thèmes pour de nombreuses catégories.
- Les outils de collaboration
Votre secteur d’activité définit le type d’outil de collaboration dont vous aurez besoin. D’une manière générale, vous devriez avoir un logiciel pour la communication avec les membres de votre équipe, la gestion de projet, le partage de fichiers et l’organisation de documents.
Alors, envisagez d’installer des applications de messagerie et de gestion de tâches qui vous faciliteront le travail en groupe et surtout en ligne. Vous trouverez tout ce dont vous avez besoin sur Internet
- Un contenu informatif
Chaque projet nécessite un type de contenu informatif spécifique à lui. Par exemple, les sites Web de bases de données d’informations n’auront besoin que d’un contenu similaire aux articles de blog. Pendant ce temps, les sites de planification du travail tel est le cas pour nous, ont besoin d’un espace pour des conversations animées, vous devrez donc peut-être installer des plugins de forum.
Afin de créer un contenu pertinent, veillez au rassemblement de questions fréquemment posées par les membres du groupe et compilez les réponses sur le site Web. Cela aidera à les guider à tout moment.
- Un partage continu
Il existe plusieurs rôles à attribuer aux collègues sur votre site internet, notamment :
- Le rôle d’administrateur qui possède la pleine propriété des pages ou des publications, des paramètres et des plug-ins.
- Le rôle d’éditeur qui a la main sur la modification du contenu, sa publication et la modération des commentaires.
- Le rôle d’auteur qui modifie, publie et supprime ses propres messages.
- Et le rôle de donateur qui peut modifier tous les messages mais qui n’a aucune autorité pour les publier.
- La surveillance du site web
Votre site Web contient des données précieuses et confidentielles qui concernent votre travail. Pour éviter tout type de problème, gardez un œil sur la disponibilité, la vitesse et la stabilité de ce dernier. Surveillez également les sauvegardes, les mises à jour et la sécurité. Votre hébergeur web vous propose une maintenance automatisée de votre site Web, n’hésitez pas à les contacter si vous avez du mal à résoudre les problèmes par vous-même.
Maintenant, vous n’avez plus qu’à passer à l’action. Avec ces 7 méthodes, vous voici prêts pour la mise en œuvre de votre espace de travail collaboratif en ligne et vous allez sûrement cartonner !
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