Matrice Eisenhower : Gagner du temps en priorisant

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Dwight Eisenhower est là l’origine de la matrice Eisenhower. Il a été le 34e président des États-Unis, exerçant deux mandats de 1953 à 1961. Au cours de son mandat, il a mis en œuvre des programmes qui ont directement conduit au développement du réseau autoroutier inter-États américain, au lancement d’Internet (DARPA), à l’exploration spatiale (NASA) et à l’utilisation pacifique de sources d’énergie alternatives (Atomic Energy Act).

Avant de devenir président, Eisenhower était un général cinq étoiles de l’armée américaine. Il a occupé le poste de commandant suprême des forces alliées en Europe pendant la Seconde Guerre mondiale et a été responsable de la planification et de l’exécution des invasions de l’Afrique du Nord, de la France et de l’Allemagne.

Par ailleurs, il a été président de l’université de Columbia, est devenu le premier commandant suprême de l’OTAN et a trouvé le temps de s’adonner à des passe-temps tels que le golf et la peinture à l’huile.

Eisenhower avait une capacité incroyable à maintenir sa productivité non pas pendant des semaines ou des mois, mais pendant des décennies. Il n’est donc pas étonnant que ses méthodes de gestion du temps, des tâches et de la productivité aient été étudiées par de nombreuses personnes.

Sa stratégie de productivité la plus célèbre est connue sous le nom de matrice Eisenhower et constitue un outil de décision simple qui consiste à gagner du temps en priorisant des taches. Voyons comment être plus productif et comment fonctionne la stratégie Eisenhower.

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Contenu de l'article :

La Matrice Eisenhower : Comment être plus productif

La stratégie Eisenhower est conçu pour organiser vos tâches est simple. En utilisant la matrice de décision, vous allez séparer vos actions en fonction de quatre possibilités.

Urgent et important (tâches que vous ferez immédiatement).
Important, mais pas urgent (tâches que vous prévoyez de faire plus tard).
Urgent, mais pas important (tâches que vous déléguerez à quelqu’un d’autre).
Ni urgent ni important (tâches que vous allez éliminer).

L’avantage de cette matrice est qu’elle peut être utilisée à la fois pour des plans de productivité généraux « Comment dois-je passer mon temps chaque semaine ? » et pour des plans quotidiens plus petits « Que dois-je faire aujourd’hui ? ».

La différence entre urgent et important

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.

Les tâches urgentes sont les choses auxquelles vous vous sentez obligé de réagir : courriels, appels téléphoniques, textos. En revanche, pour reprendre les tâches importantes sont celles qui contribuent à notre mission, à nos valeurs et à nos objectifs à long terme.

Séparer ces différences est assez simple à faire une fois, mais le faire continuellement peut être difficile. La raison pour laquelle il est intéressant d’utiliser la matrice d’Eisenhower est qu’elle fournit un cadre clair pour prendre les décisions encore et encore. Et, comme pour tout le reste dans la vie, la constance est la partie la plus difficile, ce qui peut créer une forme de stress.

Les 4 quadrants importants de la matrice Eisenhower

Quadrant 1 : Urgent et important (à faire en premier)

Le premier quadrant, à la fois urgent et important, est celui des choses qui doivent être faites immédiatement. Il est essentiel de les faire en premier, car elles ont souvent des échéances rapprochées et des contraintes de temps que vous devrez respecter.

Voici quelques exemples :

Réparer un pneu crevé sur votre voiture.
Assister à une réunion importante où votre présence est requise.
Assurer une tâche vitale pour quelqu’un qui est malade au travail.

Bien que ces tâches soient celles qui requièrent le plus d’attention. Toutefois, l’objectif est de n’en avoir aucune dans cette section. Bien qu’il soit évident que des choses se présenteront qui exigeront que vous agissiez tout de suite, les gens utilisent souvent cet espace lorsqu’ils disent des choses comme « je le ferai un autre jour » et ignorent les tâches jusqu’à la dernière minute.

Lorsque cela se produit souvent, ces tâches s’accumulent rapidement et vous mettent une pression énorme. Avec le temps, ce stress peut vous amener à vous épuiser et à commencer à procrastiner. Se concentrer sur ces tâches peut souvent vous éloigner de vos objectifs à long terme, car vous vous sentez toujours occupé.

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Quadrant 2 : Non urgent et important (taches à programmer)

Ce quadrant fait référence aux tâches qui ne sont pas aussi urgentes, mais qui restent extrêmement importantes. Bien que vous deviez y travailler en priorité, elles sont classées dans la catégorie des tâches à planifier pour plus tard. Car elles nécessitent plus de planification que le simple fait de plonger tête première sans rien comprendre.

Ce sont les tâches dans lesquelles vous voulez investir le plus, car elles sont cruciales pour votre épanouissement dans la vie. Elles n’ont souvent pas de date de fin, ou tout au plus une date très lointaine. De plus, elles sont généralement composées de tâches plus petites.
Au lieu d’être distrait et submergé en permanence comme dans le premier quadrant, vous êtes capable de traiter ce qui doit être fait et cela vous donne le temps de grandir et de décider des options qui s’offrent à vous.

Par ailleurs, cela vous permet d’entrer dans un état de flux où vous êtes à la fois concentré et épanoui.
Si vous parvenez à maintenir vos tâches dans ce quadrant la plupart du temps, cela vous aidera à contrôler les problèmes qui surviennent dans le premier quadrant.

Voici quelques exemples :

Planifier un projet à long terme.
Apprendre une nouvelle langue pour pouvoir voyager.
Changer les freins de la voiture avant qu’ils ne soient trop usés

Quadrant 3 : Urgent mais pas important (possiblement a délégué)

Le troisième quadrant fait référence aux tâches pour lesquelles vous n’avez pas vraiment besoin d’être présent. Elles doivent être faites mais peu importe qui les fait. Il s’agit généralement de tâches banales, semblables aux tâches ménagères.

Voici quelques exemples :

Envoyer des e-mails.
Aller au magasin pour faire les courses.
Créer du contenu que quelqu’un d’autre pourrait facilement faire.

L’Externalisation de la matrice Eisenhower

L’externalisation est la pratique qui consiste à confier certaines tâches à une autre personne ou entreprise au lieu de les faire soi-même. Généralement par manque de temps, de ressources et de compétences.

L’Automatisation

L’automatisation est la technique qui consiste à faire fonctionner un système ou un processus de manière autonome sans avoir à faire quoi que ce soit manuellement. Dans certains cas, la mise en place peut demander un peu de travail au début, mais ensuite, tout se fera automatiquement. Par exemple, vous pouvez configurer l’envoi automatique d’e-mails lorsqu’une personne s’abonne à votre newsletter.

Quadrant 4 : Pas urgent et pas important (Ne devra pas être pris en compte)

Ce sont les tâches qui prennent plus de temps qu’elles ne le méritent. Mais, ces choses qui ne sont ni urgentes ni utiles sont d’énormes tueurs de productivité qui vous font perdre beaucoup de temps. Passer du temps sur les tâches de ce quadrant vous empêche de progresser vers vos objectifs.

Voici quelques exemples :

Trier les courriels indésirables.
Vérifier votre téléphone en permanence.
Naviguer sans réfléchir sur les réseaux sociaux ou, pire, les faire défiler.

Il est facile de dire qu’il suffit d’arrêter de s’engager dans ces activités qui vous font procrastiner, mais la principale raison pour laquelle vous faites cela est probablement que vous n’avez rien de mieux à faire de votre temps.
Essayez de trouver de nouveaux passe-temps qui vous épanouissent ou lancez un nouveau projet dans lequel vous pouvez vraiment vous plonger.

Toutefois, essayez de maintenir un flux régulier, mais stable, comme dans la méthode Kaizen, ce qui vous aidera à vous améliorer chaque jour, même si vous avez beaucoup à faire.
Globalement, la clé pour être plus efficace dans la vie est de trouver un équilibre qui vous convient.

Apprenez à consacrer plus de temps aux tâches essentielles

La capacité à déléguer du travail et à faire la distinction entre ce qui est urgent et ce qui est essentiel dans le monde actuel en constante évolution est une compétence nécessaire à posséder.

Il serait donc intéressant d’appliquer la matrice d’Eisenhower à tous les domaines de votre vie quand cela sera nécessaire. Dès que vous êtes confronté à une décision, prenez le temps de faire une pause et de vous demander si vous prenez cette décision parce qu’elle est essentielle ou simplement parce qu’elle est urgente.

De plus, passer plus de temps sur des tâches urgentes, mais importantes vous rend plus détendu et vous permet de reprendre le contrôle de votre temps et de vos activités. Vous aurez l’impression de faire de réels progrès dans tout ce que vous faites.

En consacrant plus de temps aux activités du quadrant 2, en planifiant et en organisant vos activités, vous serez en mesure de prévenir et d’éliminer un nombre important de crises et de problèmes qui surviennent dans le quadrant 1. Vous serez en mesure de mieux équilibrer les demandes du troisième quadrant avec vos propres besoins, et vous serez en mesure d’apprécier les diversions du quatrième quadrant à leur juste valeur.